E-Rechnung erstellen und prüfen

Ab 2025 beginnt die schrittweise Verpflichtung, Rechnungen maschinenlesbar zu empfangen bzw. zu versenden. Alle Details findest Du hier.

Meine Einschätzung:

Zunächst müssen “nur” maschinenlesbare E-Rechnungen empfangen und archiviert werden. Etwas später müssen dann auch eigene Rechnungen maschinenlesbar sein. Diese Verpflichtung gilt vorerst nur im innerdeutschen B2B-Verhältnis und für Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro.
Unabhängig von der Pflicht ist es ein guter Service, eine Rechnung sowohl menschen- als auch maschinenlesbar zu schicken.
Unten folgend spiele ich einen Weg durch, mit dem ich eine Rechnung erzeuge und dann prüfe.

Maschinenlesbare Rechnung erstellen:

Websites wie https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen ermöglichen es, die Daten einer Rechnung einzugeben und daraus eine X-Rechnung (XML-Textdatei) oder eine ZUGFeRD-PDF-Datei (PDF-Datei mit XML-Zusatz) zu erstellen.

Beispieldatei: X-Rechnung | ZUGFeRD-PDF-Datei

PDF prüfen:

PDF im Acrobat Reader App öffnen und angehängte Dateien anzeigen:

Die Datei “factur-x.xml” kann man als Textdatei anzeigen lassen:

Das zeigt, dass die PDF-Datei eine zusätzliche Datei enthält, welche maschinenlesbar ist.
https://www.service-bw.de/erechnung ermöglicht es, auch ZUGFeRD-Rechnungen zu validieren. Allerdings nur solche mit bestimmten “Leitweg-IDs” die zur staatlichen Verwaltung passen. Schön wäre es, wenn dieses Validierungsprogramm alle ZUGFeRD-PDFs prüfen könnte.